Fusion avec Office 2003
Les grilles de Basalte permettent de poser toutes les questions possibles.
Afin de donner la plus grande liberté possible aux
utilisateurs, chaque "Photographie" des données crée
un fichier de fusion contenant les données brutes.
Votre programme de traitement de texte vient ensuite
lire ces données et les fusionner.
Office 2003 a modifié la mécanique générale de
fusion. Nous avons eu en ce sens de nombreuses
questions de nos utilisateurs.
Voici un petit tutorial résumant les étapes à suivre pour fusionner avec Word 2003.
Nous allons faire une fusion d'étiquettes,mais la démarche reste la même pour des lettres ou des enveloppes.
Vous venez de créer un nouveau document dans Word
2003.
Vous allez dans le menu Outils / Lettres et
publipostage / Fusion et publipostage
Une fois choisi dans le menu Outils / Lettres et
publipostage / Fusion et publipostage, apparaît sur
la droite de l'écran un assistant Fusion et
publipostage.
Remarquez bien en bas de l'écran, l'indicateur des
étapes.
Pour cet écran, c'est étape 1
Nous allons choisir Étiquettes comme type de
document
Puis nous allons à l'étape suivante (en bas de l'écran, à droite)
Comme nous souhaitons faire des étiquettes, nous
allons choisir quel est le format de nos étiquettes.
Pour notre exemple, le format est Avery 9505.
En général, l'indication de la référence des
étiquettes et enveloppes se trouvent sur
l'emballage.
Nous cliquons sur Option d'étiquettes, dans
l'assistant de fusion, à droite de l'écran
Nous choisissons notre format d'étiquette, en nous cliquons sur OK
Sur l'écran, notre document présente des étiquettes
vides. On est sur la bonne voie.
Pour l'assistant, c'est étape 2
Notre document de fusion sait maintenant qu'il doit
imprimer des étiquettes, et quel est le format de
ces étiquettes. Il est temps de lui indiquer
où prendre les données brutes.
Passons à l'étape 3.
Nous souhaitons utiliser une liste existante, fournie par le logiciel Basalte.
Nous cliquons sur Parcourir...
Nous allons choisir la source de données.
Il faut savoir où la grille vient créer
le fichier des données.
SI vous utiliser Basalte, le menu Gestion
vous renseignera.
Dans notre exemple, le dossier contenant les
fichiers de données brutes s'appelle FusionBasile.
N.B. N'oubliez pas de modifier le type de fichier, pour voir tous les fichiers contenus dans le dossier.
fichiers
Une fois choisi votre fichier de fusion, vous faites
OK
Cette fenêtre apparaît, pour vous permettre de faire
éventuellement d'autres filtre sur vos données.
Dans notre cas, cela ne nous intéresse pas. On fait
OK
Nous remarquons que nos étiquettes indique
"Enregistrement suivant"
Nous allons maintenant choisir les différents champs
de fusion, dans la liste provenant du document
contenant les données brutes.
On clique sur Insérer un champ de fusion, dans la
barre d'outil Fusion Et publipostage.
dans le menu Outils / Lettres et publipostage /
Fusion et publipostage
N.B. Si vous ne voyez pas cette barre, vous pouvez
la faire apparaître en allant dans dans le menu
Outils / Lettres et publipostage / Afficher la barre
d'outils
Nous choisissons les champs qui nous intéresse.
Dans cet exemple ce sont les champs:
Sexe, NomdeFamille, Prénom, Adresse, etc...
Puis nous fermons cette fenêtre
Nous mettons en forme ces champs:
- Ajout d'espace entre les champs
- Saut de ligne (Touche Entrée)
Une fois réalisé cette mise en forme, nous passons à l'étape 4 de l'assistant
Notre première étiquette est mise en forme.
Nous allons maintenant étendre cette mise en forme à
l'ensemble des étiquettes.
Nous cliquons sur le boutons:Mise à jour de
toutes les étiquettes
Il se trouve à droite dans l'assistant de
fusion.
Le format de la première étiquette est copié dans
les autres étiquettes.
N.B. Cela va vous permettre de faire des essais de
mise en forme.
Vous travaillez sur la première et lorsque vous êtes
satisfait du résultat, vous propager cette bonne
nouvelle à l'ensemble du document.
Notre première étiquette est mise en forme.
Nous allons maintenant étendre cette mise en forme à
l'ensemble des étiquettes.
Vous cliquez sur l'étape suivante: Aperçu de vos étiquettes
Et voila, les données apparaissent.
La barre d'outils Fusion et publipostage vous permet de
- passer de fiche en fiche (pratique si vous êtes en train de faire une fusion de lettres ou d'enveloppes)
- Passer du mode Données au mode Champ (le
bouton "abc")
Voilà, vous avez fini votre fusion, vous pouvez
passer à l'étape 6
Fin de la fusion, pour imprimer le résultat,